Voor velen is de term ‘fulfilment’ een nog onbekend gegeven. Daarom gaan we in dit artikel dieper in op de activiteiten binnen een fulfilment center. Het gaat over meer dan enkel warehousing alleen. Maar wat precies? Dat ontdek je hieronder stap voor stap!
Warehousing
We beginnen bij de meest voor de hand liggende stap: een fulfilment, of beter e-fulfilment (van ‘ecommerce), partner zal alle taken van je overnemen wat betreft het logistieke gedeelte van je (web)winkel of onderneming. Een belangrijk logistiek onderdeel is natuurlijk het opslaan van de goederen.
De opslag kan op verschillende types locaties, denk maar aan:
- Legplanken (shelf storage)
- Palletplaatsen
- Gekoelde opslag
- Stapelbakken
- Liftsystemen
- …
Het fulfilment center zal dus investeren in software, hardware (rekken, computers, inpaktafels, …) en rollend materieel (heftruck, stapelaar, transpallet, pickkarren, rollenbanen, …) om jouw goederen in optimale omstandigheden te kunnen opslaan en verhandelen.
Daarnaast zal er een belangrijke investering nodig zijn in een degelijk WMS (Warehouse Management System). Dit is het kloppend hart van elk magazijn, dit is het stuk software wat alle onderstaande taken in goede banen moet leiden. Belangrijk om hierbij dus de juiste keuze te maken, wij bij Webship hebben ervoor gekozen om een eigen WMS te ontwikkelen én dit ook beschikbaar te stellen voor andere magazijnen (meer info op https://webship.online).
Controle van inkomende goederen
Een cruciale stap voor het vervolg van de volledige keten is het aannemen en controleren van de inkomende goederen. Een goede fulfilment partner is voorzien op het aannemen van zowel volledige containervrachten als losse pakketten. Na het fysiek aannemen van een goed, is de volgende stap de controle van kwaliteit en kwantiteit.
Een fulfilment center is uitgerust met de nodige hard- en software om het controleren kinderspel te maken. Vaak in combinatie met een barcodescanner kunnen de inkomende goederen ingebracht worden in het WMS. Wanneer een product voor het eerst binnenkomt in ons magazijn, voeren we een geautomatiseerde productmeting uit zodat we de afmetingen en het gewicht van het product in onze database kunnen aanvullen. Later in het proces kan deze informatie gebruikt worden om fouten te reduceren of het magazijn zo optimaal mogelijk te benutten.
Na de controle kan het product weggelegd worden in het warehouse. Vaak worden mobiele locaties gebruikt als tussenstation, om daarna met de mobiele locatie door het magazijn te rijden om de producten op hun definitieve plek te leggen. Die plek kan (hoeft niet) aangestuurd worden door de magazijnsoftware op basis van het gewicht, afmetingen en historie van de producten.
Belangrijk: levensmiddelen dienen bij registratie steeds bijkomend nagekeken te worden op houdbaarheidsdatum en/of lotnummer zodat deze informatie correct in het systeem kan ingegeven worden.
Order picking & packing
Wanneer er bestellingen geplaatst worden op jouw webwinkel (en betaald), worden deze in het beste geval automatisch doorgegeven aan jouw logistieke partner. Afhankelijk van welke software het fulfilment center gebruikt, en in welke software jouw webwinkel werd gebouwd, is er al dan niet een connectie mogelijk. Zo bieden wij connecties aan met:
- Woocommerce
- Magento 2
- Shopify
- Lightspeed
- CSV files
Eénmaal de orders in het WMS van de fulfilment partner zijn, kunnen hun medewerkers hiermee aan de slag. In een meest optimale pickronde worden één of meerdere orders afgewerkt, dan wel digitaal of op papier. Deze orders zijn klaar om ingepakt te worden.
Aangekomen aan de inpaktafel, volgt een laatste controle: op basis van de barcodes (indien aanwezig) worden de items opnieuw ingelezen, order per order. Bijkomend (of indien geen barcode aanwezig) kan een controle op basis van gewicht gebeuren. Komt het totale gewicht overeen met de gekende productgewichten in het systeem?
Nu kan de inpakker aan de slag. Indien de afmetingen gekend zijn van elk product in het order, kan er mogelijks een suggestie gedaan worden welke verpakking er het beste past. Zijn de afmetingen niet gekend, dan moet de inpakker zelf aan de slag om het meest optimale verpakkings- en beschermingsmateriaal uit te kiezen.
De laatste stap bestaat erin om één of meerdere verzendlabels voor dit order aan te maken. Een fulfilment center werkt meestal met meerdere verzendpartners, om zo de meest goedkope tarieven te kunnen aanbieden per regio (en per gewicht). Bij Webship werken wij momenteel met vier verzendpartners: bpost, DPD, PostNL en GLS. Een brede keuze aan mogelijkheden, voor elke bestelling (pakket of pallet) een gepaste oplossing aan een scherpe prijs (zie ‘volumecontracten met koeriers’).
Voorraadbeheer
Veel verkopen via je webwinkel? Prima! Helaas wil dat ook zeggen dat de kans op stockbreuken aanzienlijk stijgt. En dat wil je ten alle tijde vermijden: iets verkopen wat je niet meer op stock hebt. Of mogelijks nog erger: iets op stock hebben maar het niet verkopen omdat de voorraad op je webwinkel op ‘0’ staat.
Je online voorraad dient ten alle tijde gesynchroniseerd te worden met je fysieke voorraad. Dat kan enkel indien de voorraadsoftware in rechtstreekse verbinding staat met je webwinkel. Bij het verwerken van orders reeds de stock in mindering brengen, bij het aanpassen de stock (bvb bij inkomende goederen), bij eventuele onvoorziene correcties, etc… Op heel wat momenten kan de stock mogelijks wijzigen en dient dit ook één op één worden doorgegeven aan de webshop.
Een fulfilment partner neemt die taak op zich. Het fulfilment center zorgt er namelijk voor dat de stock ten alle tijde waarheidsgetrouw in het WMS aanwezig is. Daarnaast kan er ook aan cycle counting gedaan worden. Dat wil zeggen dat men bvb tijdens het picken van een order, ook de stock gaat controleren: twee vliegen in één klap. Op die manier hoef je niet jaarlijks een inventaris te doen van je volledige stock, maar wordt het hele jaar door elke dag een kleine inventaris gedaan. Op die manier blijft je stock accuraat en kan je eventuele verschillen snel opmerken. Indien je je voorraad zelf beheert een onbegonnen werk, maar een fulfilment center kan dit perfect voor je doen omwille van hun kennis en infrastructuur.
Volumecontracten met koeriers
Een andere taak van een e-fulfilment center is het onderhandelen van de beste prijs bij één (en liefst meerdere) koeriers en/of transportfirma’s. Door het bundelen van volumes kunnen ze vaak mooie contracten uit de brand slepen. Verzendtarieven die jij als webwinkeleigenaar zelf nooit zou krijgen, worden je via een fulfilment partner zomaar aangeboden. Zoals eerder aangehaald hebben wij volumecontracten met bpost, DPD, PostNL en GLS.
Door alle volumes van onze verschillende klanten samen in een contract te brengen, kunnen we bijvoorbeeld al vanaf €3,99 een pakket tot 2kg versturen van België naar Nederland. Zo goedkoop verzenden zal je normaal gezien zelf nooit kunnen doen, tenzij je natuurlijk Coolblue of Bol.com bent!
Onderhandelen voor verpakkingsmaterialen
Niet alleen de transportkosten zijn van belang, maar ook de verpakkings- en beschermingsmaterialen. We kennen allemaal Rajapack, maar als het aankomt op kwalitatieve en betaalbare verpakkingsmaterialen zijn er betere alternatieven op de markt. Een fulfilment center heeft meestal een vaste partner voor alle karton, verzendzakken en vullingsmateriaal en kan daardoor opnieuw alle volumes onderbrengen bij één partij. Dat zorgt weeral voor goedkope tarieven, schaalvoordelen die je anders nooit zal bekomen. Elke nieuwe klant bij een fulfilment partner, is een mogelijke daling van de verpakkingskosten.
Retourmanagement
Een belangrijke taak is het correct opvolgen van binnenkomende retourzendingen. Het snel verwerken van een retour is cruciaal om de klant alsnog tevreden te stellen. Bij een retour kan je ervan uitgaan dat de klant normaal gezien niet met de meest tevreden blik naar jouw onderneming kijkt. Als alles dan nog eens in het honderd loopt, of het verwerken van de retour duurt te lang, dan haakt de klant definitief af en kan je een volgende aankoopt vergeten.
Echter, kan je de klant uitstekend van dienst zijn door snel te reageren, dan kan je mogelijks het tij doen keren.
Een retour verwerken bij een fulfilment partner werkt een beetje zoals het aannemen en controleren van inkomende goederen. Er wordt een controle gedaan op kwaliteit en kwantiteit, en de retour wordt geregistreerd in het WMS. Op dat moment krijg jij als fulfilment klant een seintje dat een retour werd binnen genomen, eventueel vergezeld van de nodige extra informatie. In veel gevallen zijn er twee mogelijkheden: de retour opnieuw stockeren (al dan niet als afslagproduct) of de retour vernietigen (bvb bij onverkoopbaar).
Klantenservice
Bij een e-fulfilment center kan je niet alleen terecht voor de logistieke afhandeling maar ook voor het menselijk contact met jouw klanten. De zogenaamde ‘first line support‘ kan jouw klanten onmiddellijk verder helpen met vaak gestelde vragen en/of vragen in verband met de verzending van hun pakket. Op die manier kan jij je ten volle concentreren op de uitbouw van je business, zonder de dagelijkse sleur van logistiek en weerkerende klantenvragen.
Benieuwd naar meer?
Webship heeft een calculator ontwikkeld die de kost voor het uitbesteden van de logistiek voor je webwinkel weergeeft. Aarzel dus niet om de calculator te gebruiken en jouw specifieke situatie te beoordelen. De calculator zal een gemiddelde ‘all-in’ prijs berekenen (incl opslag, voorraadbeheer, picking, packing, verzending, etc…) zodat je een goed zicht krijgt op de werkelijke kost.
Heb je nog vragen over de samenstelling van de kostprijs van fulfilment of wil je een offerte ontvangen? Contacteer Webship via hallo@webship.be.
