Een proper en ordentelijk magazijn vormt de basis van een efficiënte werking. Als magazijnier wil je efficiënt werken waardoor je geen overbodige handelingen moet verrichten of hoeft te zoeken naar bepaalde werkmiddelen omdat het magazijn er onoverzichtelijk uitziet. Uit ondervinding kunnen we zeggen dat te veel magazijn er niet helemaal proper bijliggen. Om het magazijn te optimaliseren, kan je beroep doen op de 5S methode. 5S verwijst naar de vijf Japanse woorden die de methode samenvatten: seiri, seiton, seiso, seiketsu en shitsuke. Wij vertalen deze termen door scheiden, sorteren, schoonmaken, systematiseren en standhouden. De methode is gericht op het verbeteren van de prestaties van de organisatie met het magazijn als uitgangspunt. Als je de orde en netheid in het magazijn optimaliseert, zal er minder verspilling zijn én leg je de basis voor een betere productiviteit en veiligheid.
Wanneer moet je denken aan het toepassen van 5S?
Een vies en vuil magazijn zorgt voor een andere ingesteldheid dan een propere en opgeruimde werkomgeving. Gedragsverandering in een onderneming is ontzettend moeilijk te bewerkstelligen. Je hebt veel overtuigingskracht nodig om iemand zijn gedrag te veranderen. Maar wanneer is het nu tijd om te veranderen? Als er tekenen zijn dat het magazijn niet efficiënt werkt, dan is het tijd om te denken aan verandering. Wat zijn die signalen? Hieronder geven we enkele voorbeelden:
- Je moet steeds zoeken naar werkmiddelen
- De vuilbakken puilen meer dan eens uit
- Voorafgaan aan een klantbezoek moet je snel op zoek naar een stofdoek om het magazijn schoon te maken
- Je kan met de pickkar niet doorheen de magazijngangen rijden omdat er lege dozen op de grond liggen
- Je kan inkomende goederen niet inboeken op een bepaalde locatie omdat er volgens jou nog producten op die locatie liggen terwijl het in werkelijkheid gaat om een lege doos
Met andere woorden, je moet de omgeving veranderen. Het veranderen van de omgeving zorgt ervoor dat je een gedragsverandering gemakkelijker kan bewerkstelligen.
Hoe pas je 5S toe?
S1: scheiden
De centrale vraag bij deze stap is: wat is nuttig en wat is nutteloos? In deze stap ga je alle materialen en werkmiddelen in het magazijn beoordelen. Dit is het moment om van enkele overbodige materialen verlost te geraken. We denken aan niet noodzakelijke of kapotte werkmiddelen en materialen die niet veilig zijn of nooit gebruikt worden. We stellen hierbij volgende voorwaarde: hou geen materialen bij omdat ze ooit wel eens gebruik zouden kunnen worden. Dergelijke materialen zorgen enkel maar voor een puinhoop in jouw magazijn. Welke spullen er nodig zijn, is afhankelijk van de werkzaamheden in het magazijn. Bespreek dit steeds met het volledige team.
S2: sorteren
Nadat je beslist hebt welke materialen er weg kunnen, is het tijd om op te ruimen. In deze stap draait het om het ordentelijk wegzetten van de materialen die gebruikt worden in het magazijn. Geef materialen een vaste plaats en voorzie een label waardoor het duidelijk dat deze plaats gereserveerd is voor een bepaald werkmiddel. We denken hierbij bijvoorbeeld het ordentelijk wegzetten van de verzenddozen. Zonder label is het bijna onmogelijk om de afmetingen van de dozen te herkennen.
Maar ook hulpmiddelen om dozen te verpakken of bepaalde handelingen uit te voeren zoals een vouwmeter kan je een vaste plaats geven. Op deze manier zorg je ervoor dat je niet telkens moet zoeken achter de juiste werkmiddelen en dus ook geen kostbare tijd verliest. Daarbij denken we nog niet aan het achterwege blijven van nodeloze frustraties. Zorg ervoor dat de materialen die je dagelijks gebruikt binnen handbereik liggen. Materialen die je minder vaak gebruikt, kan je dan weer verder weg opbergen.
S3: schoonmaken
In S1 en S2 heb je al het overbodige materiaal geliquideerd en de bruikbare materialen gerangschikt. Dan is het nu tijd voor een grondige poetsbeurt van het magazijn. Hierbij is het belangrijk dat je alles ook effectief gaat poetsen. We denken aan zaken zoals de vloer, het materiaal, de machines, het archief en opbergplaatsen.
S4: systematiseren
Viola, je beschikt over een spik en span magazijn! Maar het is belangrijk dat je al jouw inspanningen uit de eerste 3 stappen niet verloren ziet gaan. Daarom is het opmaken van een poetsschema bijzonder zinvol. In zo’n schema geef je aan wie wanneer verantwoordelijk is voor het poetsen (van een deel) van het magazijn. Verder dien je eveneens af te spreken met alle medewerkers van het magazijn wanneer alle werkmiddelen opnieuw op de juiste plaats worden gelegd. We raden aan om iedere werkdag af te sluiten met het opnieuw proper maken van de inpaktafel. Op deze manier kan je de volgende dag starten met een propere inpaktafel en verlies je geen tijd met het zoeken van de juiste werkmiddelen.
In deze stap moeten de medewerkers dus afzien van hun oude gewoonten en netjes binnen de nieuwe lijnen kleuren. Dat vergt veel discipline maar met de juiste aanpak kan je het gedrag veranderen!
S5: standhouden
De gedragsverandering is nu ingezet. Toch moet je erop toezien dat de nieuwe en efficiëntere werkwijze gehanteerd blijft door de medewerkers in het magazijn. Hierbij is motivatie van groot belang. Je kan de medewerkers in het magazijn bijvoorbeeld motiveren door de maandelijkse stijging aan productiviteit te tonen. In deze stap ga je er ook op toe zien dat bijvoorbeeld nieuwe werkmiddelen ook netjes gelabeld worden. Deze laatste stap is een continue proces en zal nooit afgerond zijn.
5S vergt teamwork!
Het toepassen van de 5S methode is een teamactiviteit want je betrekt elke werknemer. Als je de methode wil introduceren en dus eigenlijk de werkwijze wil aanpassen, dan geef je onmiddellijk aan welke voordelen de methode te bieden heeft. Daarbij is het ook belangrijk dat je aangeeft waarom je het nodig acht dat er verandering zich opdringt. Er zijn voorbeelden genoeg waar men vol goede moed begint aan dergelijke reorganisatie maar waar er na verloop van tijd niet meer aan hetzelfde zeel getrokken wordt. Motiveer het volledige team om aan de slag te gaan met deze methode.
Zet de stap naar fulfilment
Ervaar jij problemen in het magazijn? Maar is het continue opvolgen van de processen een te tijdrovende bezigheid? Dan kan je nog steeds opteren om jouw voorraadbeheer uit te besteden aan een fulfilmentcenter. Een fulfilmentcenter neemt het volledige logistieke proces. Hierdoor kan je plots beroep doen op de kennis en ervaring van specialisten op vlak van voorraadbeheer en logistiek. Op deze manier kan je steeds op jouw 2 oren slapen want het magazijn van een fulfilmentcenter zal er altijd piekfijn uitzien. Heb je interesse in het uitbesteden van jouw logistiek? Contacteer dan Webship via hallo@webship.be of raadpleeg onze online kostprijscalculator.
