Het voorraadbeheer van voedingsproducten

Tegenwoordig kan je een webshop oprichten in alle mogelijke sectoren en alle denkbare producten via die webshop verkopen. De doelstelling van een webshop zal altijd hetzelfde zijn: extra omzet genereren. Toch denken de spelers van sommige sectoren dat het oprichten van een webshop bijzonder complex is. We denken bijvoorbeeld aan de voedingssector. Toch kunnen we je zeggen dat er voor elke sector specifieke oplossingen zijn. Deze oplossingen zorgen er voor dat je weldegelijk een webshop kan opstarten en probleemloos leiden. Je moet uiteraard met bepaalde zaken rekening houden bij het voorraadbeheer van voedingsproducten.

Vergunningen voor het voorraadbeheer van voedingsproducten

Als je werkt met voedingsmiddelen, heb je altijd een vergunning nodig ongeacht of je de voeding fabriceert, invoert, verhandelt, verpakt, opslaat of transporteert. Welke vergunning je nodig hebt, ligt in handen van het FAVV of het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen. Er bestaan drie vormen, die elk een andere controle en procedure met zich meebrengen: registratie, toelating en erkenning. Welke vorm je nodig hebt, is afhankelijk van je activiteiten.

Wie BIO-producten verkoopt heeft niet alleen een vergunning van het FAVV nodig, maar ook een BIO-certificaat. Je kan BIO-producten herkennen aan het logo, namelijk het bekende ‘groene blaadje’. Alleen biologisch gecertificeerde bedrijven die de BIO wetgeving naleven, mogen dat logo op hun producten gebruiken. Als je wil starten met BIO moet je je bedrijf onder controle laten stellen door één van de drie bevoegde controleorganen in Vlaanderen.

Houdbaarheidsdatum

Als je met voedingsproducten werkt, zal je moeten rekeningen houden met houdbaarheidsdatums. Voedingsproducten blijven namelijk niet eeuwig houdbaar. Op de verpakking van voedingsmiddelen zal je het lotnummer en een datum terugvinden. Veel voedingsproducten worden per lot geproduceerd. Door een lotnummer of batchcode op de verpakking te printen, weet de onderneming exact uit lot het product afkomstig is. Stel je maar eens voor dat er een probleem is met één van je producten en dat je niet weet uit welk lot het afkomstig is. Dan moet je alle producten terugroepen terwijl je anders slechts de producten vanuit het welbepaalde lot moet terugroepen.

De datum die op de verpakking staat kan naar verschillende zaken verwijzen. De meest voorkomende afkortingen die je voor de houdbaarheidsdatum vindt, zijn TGT en THT. Deze afkortingen staan voor Te Gebruiken Tot en Ten minste Houdbaar Tot. De TGT-datum staat meestal op zeer bederfelijke producten zoals vlees of vis. Er kunnen gezondheidsproblemen optreden als je producten consumeert na het verstrijken van de TGT-datum. De THT-producten daarentegen zijn ten minste houdbaar tot die datum. Veel mensen gooien producten weg die de THT-datum overschreden hebben maar dat is niet nodig! De producten kunnen er anders uitzien of anders smaken maar kunnen nog geconsumeerd worden zonder gezondheidsrisico’s.

Trouwens, de datum op de verpakking is enkel van toepassing op verpakkingen die nog niet zijn geopend. Eens de verpakking wordt geopend, is de opgegeven houdbaarheidsdatum niet meer van toepassingen. Wees slim en vermeld op verpakking hoelang jouw producten bewaard kunnen worden na het openen van de verpakking.

Voorraadbeheermethode

Als ondernemer wil je absoluut vermijden dat je producten verstuurd waarvan de houdbaarheidsdatum overschreden is of waarvan de houdbaarheidsdatum te beperkt is. de voorraadbeheermethode speelt een belangrijke rol in deze denkoefening. Je moet namelijk een voorraadbeheermethode kiezen die aanleunt bij jouw producten. Werk je met producten die over een vervaldatum beschikken, dan is de kans groot dat je gebruik maakt van het JIT- of FIFO-principe.

• Just in time (JIT): dit principe kan je hanteren wanneer er een optimale afstemming is tussen leverancier en klant. Hierdoor worden de goederen bij levering onmiddellijk doorgestuurd naar de klant. Op deze manier is de voorraadhoeveelheid beperkt en kan je besparen op voorraadkosten.
• First in, first out (FIFO): bij het FIFO-systeem gaan de producten die het eerst zijn binnengekomen, ook als eerste weer naar buiten. Dit is het meest gebruikte voorraadbeheersysteem bij producten die over een houdbaarheidsdatum beschikken. In dit specifieke geval kunnen we ook spreken over FEFO of First Expired, First Out.

Welke methode je kiest, is afhankelijk van tal van factoren. Het is belangrijk dat jouw magazijn voorzien is op deze methodes. Als je kiest voor FIFO moet je bijvoorbeeld producten kunnen toevoegen aan de achterkant van de opslagplaats. Uit ervaring merken we dat dit in veel magazijnen niet efficiënt verloopt.

Voorraadbeheersysteem

Als je werkt met vervaldatums, dan kan een voorraadbeheersysteem wonderen doen. In het voorraadbeheersysteem Webship Online kan je bijvoorbeeld de vervaldatum en het lotnummer ingeven wanneer je de producten op voorraad neemt. Verder kan je de gewenste voorraadbeheermethode ingeven. Een slimvoorraadbeheersysteem zal je vervolgens de producten laten picken die als eerste vervallen. Op deze manier ben je zeker dat je producten op chronologische wijze worden gepickt en de kans op het overschrijden van de houdbaarheidsdatum wordt beperkt. Wanneer je op deze manier werkt, moet je er enkel voor zorgen dat er voldoende orders binnenkomen.

Voorraadbeheer van voedingsproducten uitbesteden

Het voorraadbeheer van voedingsproducten is niet evident. Er komen heel wat zaken bij kijken en wanneer je niet gespecialiseerd bent in voorraadbeheer, kan dit voor de nodige problemen zorgen. Als ondernemer wil je jezelf trouwens focussen op de uitbouw van jouw bedrijf in plaats van enorm veel tijd te spenderen in het magazijn. Fulfilment kan een oplossing bieden! Een fulfilmentcenter neem het voorraadbeheer over en zorgt er voor dat jouw verkooporders vlekkeloos worden verwerkt. Kortom, jij hebt meer tijd voor de uitbouw van jouw onderneming én je haal een stukje specialisme in huis.

Werken met verschillende houdbaarheidsdatums en voorraadbeheermethoden is kinderspel voor een fulfilmentcenter als Webship. Als je het voorraadbeheer van voedingsproducten uit handen wil geven, dien je uiteraard te checken of het fulfilmentcenter over de nodige vergunningen beschikt. Webship beschikt over een FAVV vergunning en BIO-certificaat. Het fulfilmentcenter is dus een ideale partner voor webshops die voedingsproducten aanbieden. Klinkt dit als muziek in de oren? Contacteer dan Webship via hallo@webship.be of bereken jouw all-in fulfilmentprijs via onze kostprijscalculator.