Heb ik vergunningen nodig om producten te stockeren?

Veel ondernemers zijn heel enthousiast bij het opstarten van een webwinkel. Toch zijn er enkele belangrijke elementen die vaak over het hoofd gezien worden. We denken hierbij bijvoorbeeld aan de manier waarop de goederen worden opgeslagen. Elke productgroep heeft zijn specifieke voorwaarden en eisen. Bij het opstarten van de webshop moet je nauwkeurig bepalen welke producten je zal verkopen. De vraag die je jezelf steeds dient te stellen is: kan ik mijn producten op een normale manier stockeren of heb ik bepaalde vergunningen nodig. Hieronder bespreken we twee heel belangrijke vergunningen.

FAVV

Wanneer je voedingsmiddelen verkoopt is de regel duidelijk: alleen om voeding op te eten is geen vergunning vereist. Zodra je op een andere manier met voedingsmiddelen aan de slag gaat, heb je een vergunning nodig. Het maakt niet uit of je de voeding nu fabriceert, invoert, verhandelt, verpakt, opslaat of transporteert. Welke vergunning je nodig hebt, ligt in handen van het FAVV of het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen. Er bestaan drie vormen, die elk een andere controle en procedure met zich meebrengen: registratie, toelating en erkenning.

Registratie

Deze vergunning volstaat wanneer je voorverpakte levensmiddelen verkoopt die minstens drie maanden houdbaar zijn en niet koel bewaard moeten worden. Het FAVV doet dan gratis een administratief onderzoek. Je krijgt een schriftelijke bevestiging die je niet hoeft te afficheren.

Toelating

Deze vergunning heb je nodig wanneer je niet-voorverpakte producten verkoopt aan klanten. We denken hierbij aan een foodtruck of restaurant. De procedure verloopt als volgt:

• Na de aanvraag doet het FAVV een administratief onderzoek. De inspecteurs kunnen onaangekondigd op controle komen. Gelukkig mag je wel al starten met je zaak!
• Vervolgens krijg je een voorwaardelijke toelating of een toelating van bepaalde duur. Deze toelating wordt definitief na 30 dagen. Binnen die periode moet het FAVV haar onderzoek afronden.
• Bij groen licht ontvang je een officieel blauw document. Dit document dien je uit te hangen in je zaak.

Erkenning

Start je een industrieel voedingsbedrijf dan heb je een erkenning nodig. Deze procedure is uiteraard een stukje strenger dan de vorige procedures.

• Het FAVV komt onaangekondigd langs. De inspecteurs onderzoeken of je uitrusting en infrastructuur wettelijk in orde zijn. Pas na deze controle mag je van start gaan.
• Je krijgt een voorlopige vergunning, die 3 tot 6 maanden geldig is. In die periode volgt een tweede onaangekondigde inspectie.
• Slaag je ook voor dit tweede bezoek, dan wordt je erkenning definitief. Je krijgt dan een officieel document met een erkenningsnummer. In tegenstelling tot de ‘toelating’-procedure hoef je dit document niet uit te hangen in je zaak.

BIO

Ook in de voedingsmiddelen kan je onderverdelingen maken. Als je bijvoorbeeld BIO producten verkoopt, dan moet je niet alleen over een FAVV vergunning beschikken maar ook over een BIO certificaat. Sinds 1 juli 2010 wordt overal in Europa het erkende BIO logo gebruikt, het bekende ‘groene blaadje’. Alleen biologisch gecertificeerde bedrijven die de BIO wetgeving naleven, mogen dat logo op hun producten gebruiken. Als je wil starten met bio moet je je bedrijf onder controle laten stellen. In Vlaanderen zijn er drie controleorganen organisaties actief:

• Certisys: BE-BIO-01
• TÜV Nord Integra: BE-BIO-02
• Quality Partner: BE-BIO-03

Als je wil starten met BIO moet je een kennisgeving indienen waarin je verklaart dat je producten gaat verwerken volgens de Europese BIO wetgeving. Je vindt de kennisgeving op de website van de controleorganisatie. Na ontvangst van de kennisgeving van de activiteit en de ondertekende overeenkomst zal een controleur een afspraak maken voor een eerste controlebezoek. Tijdens dit controlebezoek gaat de controleur verifiëren of je je wel degelijk aan de verschillende productieregels houdt. Vervolgens zal een controleur jaarlijks ten minste eenmaal een fysieke controle uitvoeren.

Als je BIO producten verkoopt, bestaat de kans dat je bepaalde activiteiten laat uitvoeren door derden. Dat kan gaan over opslag, transport of over effectieve bereiding. Onderaannemers die enkel transport doen, moeten niet apart gecontroleerd worden, deze activiteiten vallen dan onder het controlesysteem van de opdrachtgever. Als er andere activiteiten dan transport worden uitbesteed, moeten de onderaannemers ook effectief gecertificeerd zijn en een controlecertificaat kunnen voorleggen.

Voorraadbeheer uitbesteden

Ondanks dat je in orde bent met alle vergunningen, wordt het op een bepaald moment interessant om je voorraadbeheer uit te besteden aan een fulfilmentcenter. Als ondernemer is het belangrijk om jezelf te blijven focussen op de uitbouw van de webshop in plaats van continue in het magazijn actief te zijn. Een fulfilmentcenter verzorgt het volledige logistieke proces van jouw webshop, gaande van de controle van inkomende goederen tot het versturen van een pakket naar de consument. Als ondernemer hecht je veel belang aan positieve klantenbeoordelingen aangezien dat een uitstekende vorm van mond-aan-mond reclame is. Om positieve klantenbeoordelingen te ontvangen, moet niet alleen de kwaliteit van je producten uitstekend zijn maar moeten de producten ook in onberispelijke conditie bij de consumenten aankomen.

De combinatie van deze twee factoren is niet eenvoudig want als ondernemer ben je gespecialiseerd in alles wat met jouw producten te maken heeft, maar niet in logistiek. Door het voorraadbeheer uit te besteden aan een fulfilmentpartner, weet je onmiddellijk dat de producten op de correctie wijze worden opgeslagen. Bij de zoektocht naar het ideale fulfilmentcenter moet je steeds rekeningen houden met de vereisten van jouw producten. Heb je bepaalde vergunningen of certificaten nodig om de producten te stockeren? Vraag dan deze certificaten op zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Ben je op zoek naar een fulfilmentcenter voor jouw producten? Dan is Webship jouw partner! In ons magazijn kan je zowel food, non-food als biologische producten stockeren want wij beschikken over een FAVV vergunning en BIO certificaat. Wil je meer weten over onze aanpak? Neem dan contact op met Webship via hallo@webship.be of raadpleeg onze website. Op de website kan je eveneens onze vergunningen terugvinden!