Als je producten verkoopt via een webshop dan is voorraadbeheer misschien wel de belangrijkste succesfactor. Waarom? Eigenlijk is dat heel eenvoudig. Stel je voor dat je een schitterende marketingcampagne op poten zet en je de verkooporders ziet binnenstromen maar dan blijkt dat het product eigenlijk niet meer op voorraad is. Op dat moment sla je de bal volledig mis want je investeert niet alleen in een dure marketingcampagne. Ook de consumenten gaan ontevreden zijn want ze bestellen een product dat niet voorraad is en waarop ze dus langer moeten wachten dan aangegeven.
Kortom, een situatie die je moet vermijden. Je moet jouw voorraadstromen zo efficiënt mogelijk beheren. Doe je een actie? Dan zorg je dat er voldoende voorraad aanwezig is. Maar je kan zoveel meer halen uit het voorraadbeheer dan enkel en alleen het voorraadniveau van een bepaald product. We geven je alvast enkele tips mee voor om jouw voorraad te beheren
Wat is voorraadbeheer?
Voor we jou enkele tips geven, stellen we ons eerst de vraag: wat is voorraadbeheer? Voorraadbeheer is het beheren van de goederenstromen binnen jouw onderneming. Je houdt dus nauwkeurig bij welke producten er jouw magazijn of opslagruimte binnenkomen en opnieuw verlaten. De opslag van producten kost geld dus je moet deze kosten zo laag mogelijk proberen te houden. Hoe? Door bijvoorbeeld de producten maar voor een korte tijd in voorraad te hebben. Producten die lang in jouw magazijn liggen, zijn niet rendabel!
Anderzijds moet je wel voldoende stuks in voorraad hebben om een de vraag te voldoen. De kunst is om een goede balans te vinden. Gelukkig is dat geen natte vinger werk maar kan je dankzij een goed voorraadbeheer de inkomende en uitgaande productenstromen optimaliseren. Dit zal uiteindelijk leiden tot meer omzet, meer tevreden klanten en winstmaximalisatie. Daarnaast creëer je niet alleen tevreden klanten maar ook loyale en terugkerende klanten! Hieronder geven je 7 tips die jouw voorraadbeheer kunnen boosten.
1. Volg de voorraad op
Alles begint uiteraard bij het al dan niet opvolgen van de voorraad. Het is ontzettend belangrijk dat je jouw voorraad in kaart brengt en voldoende data verzamelt. Deze data biedt ontzettend veel waardevolle informatie waarmee je als ondernemer aan de slag kan. Op basis van deze data kan je dus slimme en gegronde beslissingen nemen. Er zijn verschillende manieren om de voorraad bij te houden. We lijster ze even op.
- Handmatig met pen en papier
- Op een computer, met Excel of soortgelijk programma
- Met een WMS-systeem dat de voorraad automatisch bijhoudt
Welke manier je verkiest, is afhankelijk van jouw noden. Wij raden steeds aan om gebruik te maken van een WMS-systeem omdat zo’n systeem accuraat is en automatisch verschillende interessante statistieken tevoorschijn kan toveren. Een WMS-systeem vraagt een kleine investering maar het kan enorm veel tijd besparen en het aantal fouten tot een minimum herleiden.
2. Maak gebruik van één voorraadbeheersysteem of WMS-systeem
De eerste tip brengt ons eigenlijk naadloos bij de tweede tip. Wij raden jou absoluut aan om gebruik te maken van een voorraadbeheersysteem. Zo’n systeem gaat jou helpen met bij het voorraadbeheer. Je kan de goederenstromen perfect controleren en in een bepaalde flow doorheen het magazijn laten bewegen. Dankzij een WMS-systeem kan je bestellingen efficiënter afwerken. Je kan bijvoorbeeld bestellingen in bulk verwerken terwijl het systeem jou de meest logische pickroute doorheen het magazijn aangeeft op basis van de aangemaakte magazijnlocaties.
Toch zien we nog te vaak ondernemers gebruikmaken van meerderen manieren om de voorraad te beheren. Data verzamelen vanuit verschillende bronnen is erg tijdrovend en zorgt voor een hogere kans op fouten. Je moet dus kiezen voor één gecentraliseerd systeem. Wij raden je uiteraard aan om gebruik te maken van Webship Online. Webship Online is het WMS-systeem dat ontwikkeld is door Webship. Het is een gebruiksvriendelijke cloud applicatie waardoor het systeem altijd en overal toegankelijk is met een werkende internetverbinding.
Wil je meer informatie omtrent Webship Online? Neem de contact op via hallo@webship.online en vraag jou gratis testperiode aan!
3. Creëer inzicht in de voorraadgegevens
Een webshop wordt vaak gelanceerd met enkele producten maar het aantal producten neemt snel toe. Om het overzicht te bewaren over het volledige gamma, is het belangrijk om informatie op de juiste manier te organiseren. Als je dit niet doet, dan is de kans groot dat je na verloop van tijd het overzicht verliest én uiteindelijk verkeerde beslissingen neemt.
Om inzicht te krijgen in de voorraadgegevens dien je gebruik te maken van zaken zoals Stock Keeping Units (SKU), voorraadkosten, lotnummers, vervaldatums, magazijnlocaties, leveranciersinformatie en koeriersinformatie. In de blog ‘Belang van productcodes in een magazijn’ leer je meer over het creëren van duidelijke SKU’s.
Ook hier merken we op dat het creëren van een overzichtelijke voorraad gepaard gaat met het werken via een WMS-systeem. Werk je met een WMS-systeem, dan kan je alle informatie omtrent de voorraad verwerken in dat systeem.
4. Vermijd voorraadverlies
Veel ondernemers starten met de gedachte dat een product dat wordt aangekocht ook daadwerkelijk verkocht wordt. Start je met deze gedachte, dan kan je vaak van een kale reis terug. Voorraadverlies zal altijd optreden. De kunst bestaat eruit om het voorraad verlies te beperken want voorraadverlies kan de marges gevoelig verkleinen.
Voorraadverlies kan veroorzaakt worden op verschillende manieren zoals beschadiging, diefstel, op een verkeerde plaats opgeslagen, vervaldatums en administratieve fouten. Uit onderzoek blijkt dat zo’n 15% van het voorraadverlies veroorzaakt wordt door administratieve fouten. Over sommige zaken zoals diefstal heb je geen of weinig controle maar je hebt wel de volledige controle over de administratie. Ook hier kan een voorraadbeheersysteem zoals Webship Online redding brengen! Maar ook het uitbesteden van de logistiek is een optie. Een fulfilmentpartner beschikt over tonnen ervaring in het beheren van een grote voorraad. Voorraadverlies omwille van beschadiging, slechte opslag, diefstal (betere beveiliging) en administratieve fouten worden door een fulfilmentpartner tot een herleid naar een niveau dat jij nooit zal behalen.
5. De omloopsnelheid
Producten die niet op voorraad zijn kan je logischerwijs niet verkopen. Toch slagen veel webshops erin om hun bestsellers niet op voorraad te hebben. Dit leidt niet alleen tot gemiste verkoopkansen, maar kan er ook voor zorgen dat klanten niet meer naar de winkel terugkeren. Een situatie ten koste van alles moet vermijden! Hoe kan je zo’n situatie vermijden? Door de omloopsnelheid van jouw producten te berekenen. Dankzij deze berekeningen kan je beter inschatten hoelang het duurt alvorens de voorraad is uitgeput en op welk tijdstip je dus moet bestellen. Hou hierbij steeds rekening met de levertijden van de leverancier.
6. Ga aan de slag met verouderde voorraad
Uiteraard zijn er ook bepaalde producten die minder snel verkopen. Deze producten komen vaak in een vergeethoekje terecht. Ook dit moet je vermijden. Verouderde voorraad kan de winst doen dalen omdat het je verhindert nieuwe voorraad in te kopen en de magazijnkosten verhoogt. Door voorraad op de juiste manier te beheren, vermijd je deze valkuilen en vergroot je uiteindelijk de winst. Trouwens, de waarde van verouderde voorraad neemt steeds meer af aangezien de markt overspoelt wordt met vernieuwingen.
In dit geval is een de omloopsnelheid niet de juiste parameter. Je kan namelijk een lage omloopsnelheid hebben terwijl de verkoopcijfers hoge ogen gooien. Hoe? Omdat er bijvoorbeeld heel veel voorraad is. In dit geval moeten we de slapende voorraad ontdekken. Een voorraadbeheersysteem zoals Webship Online toont je vliegensvlug een rapport met de slapende voorraad. Eens je de slapende voorraad hebt ontdekt, moet je deze voorraad elimineren. Dit kan je doen door gerichte marketingacties te voeren.
7. Breng alle kosten in kaart
Voorraadbeheer is meer den louter en alleen het beheren van de producten die je verkoopt. Wanneer je een succesvolle webshop wil uitbouwen, dan moet je alle kosten in kaart brengen. Hou dus rekening met kosten zoals opslag (magazijn), verzenddozen, vulmateriaal en verzendlabels.
Op basis van deze kosten kan je de winstmarge bepalen. Een belangrijke oefeningen die elke ondernemer zou moeten uitvoeren!
Professioneel voorraadbeheer
Wil jij meer te weten komen over voorraadbeheer en fulfilment? Neem dan contact op met Webship via hallo@webship.be en we bekijken samen de mogelijkheden om jouw voorraad te beheren! Wil je direct een indicatie krijgen van de kostprijs de all-in fulfilmentprijs? Check dan onze online kostprijscalculator.
