Heb jij Black Friday overleeft of is jouw magazijn omgetoverd tot een grote chaos? Black Friday kan jouw onderneming een enorme boost bezorgen wanneer je de orders ziet binnenstromen en de omzet ziet toenemen. De marketingafdeling van het bedrijf draait de periode rond Black Friday op volle toeren om die ene succesvolle actie uit te werken en consumenten te overtuigen van jouw producten of diensten. Het bedrijf moet echter voorzien zijn op een plotse toename van het aantal orders gedurende een korte periode. Je wil toch geen stockbreuk oplopen of orders te laat leveren? Wij leggen je alvast uit hoe je jouw magazijn kan voorbereiden op piekmomenten zoals Black Friday.
Controleer het voorraadvolume
Controleer de voorraad ruim voor het piekmoment. Stel je zelf de vraag of de voorraad het piekmoment kan overleven en plaats indien nodig een extra bestelling bij jouw leverancier. Stel dit niet uit want als je slechts een week voor het piekmoment opmerkt dat jouw voorraad aan de lage kant is terwijl er leveringstermijn is van drie weken, dan loop je het risico om een stockbreuk op te lopen. Stockbreuken leiden tot een verlies van omzet of tot ontevreden klanten. De klanten kunnen namelijk niet meer bestellen of moeten langer wachten op hun pakketje dan voorzien. In de hedendaagse maatschappij leidt dit tot negatieve reviews, wat je uiteraard kan missen als kiespijn!
Check het magazijn voor de piekmomenten
Niet alleen het volume van de voorraad speelt een cruciale rol tijdens piekmomenten, ook de locatie van de voorraad is belangrijk. Beheer je de voorraad op verschillende locaties, controleer dan alle locaties! Staar je niet blind op de cijfers maar ga de voorraad effectief controleren en handmatig tellen in het magazijn. Dit is eveneens het moment om jouw magazijn in gereedheid te brengen voor een piekmoment! Controleer het verpakkingsmateriaal, haal lege dozen uit de rekken, zorg ervoor dat je gangpaden vrij zijn, etc. Al deze elementen dragen bij tot de efficiëntie tijdens het effectieve piekmoment. Beeld je maar eens in dat je het voorraadvolume perfect hebt ingeschat maar dat je de orders niet kan verwerken omdat het verpakkingsmateriaal is uitgeput.
Zorg voor voldoende personeel tijdens de piekmomenten
Het is niet eenvoudig om een inschatting te maken omtrent het succes van jouw Black Friday-actie. Indien jouw actie een voltreffer is, moet je een groter aantal orders verwerken dan gewoonlijk. Bijgevolg is de kans groot dat jouw vaste magazijnmedewerkers het aantal orders niet kunnen verwerken want de orders moeten uiteraard op tijd geleverd worden! Voorzie voldoende mankracht om piekmomenten op te vangen. Dit kan je doen door de agenda van bepaalde werknemers die normaal niet in het magazijn actief zijn, vrij te laten tijdens het absolute piekmoment. Deze werknemers kunnen indien nodig bijspringen in het magazijn om de orders te verwerken. Op deze manier kan jouw bedrijf de orders tijdig afhandelen en kan jij het piekmoment perfect managen.
Voorzie extra inpaktafels
Extra mankracht is handig maar niet interessant wanneer je geen extra plaats voorziet. Heb je één magazijnier in dienst? Dan raden wij aan om ten minste twee inpaktafels te voorzien. Op deze manier kan je tijdens piekmomenten een extra medewerker orders laten inpakken en verdubbelt de capaciteit. Je voorziet twee volwaardige inpaktafels waardoor je niet moet werken aan een geïmproviseerde tafel die de efficiëntie niet ten goede komt. Als jouw onderneming groeit, kan je onmiddellijk de extra inpaktafel in gebruik nemen. Kortom, je denkt een stap vooruit!
Gebruik een voorraadbeheersysteem
Een voorraadbeheersysteem zorgt ervoor dat je de inkomende en uitgaande goederen van de eigen onderneming of een klant kan opvolgen. Webship ontwikkelde de cloud applicatie Webship Online, een betrouw en flexibel voorraadbeheersysteem waarmee je verschillende orders op hetzelfde moment kan picken. Webship Online zorgt een efficiënte picking-route doorheen het magazijn waardoor je niet order per order afwerkt of van het kastje naar de muur wordt gestuurd. Op deze manier spaar je tijd uit en maal je minder kilometers waardoor je meer orders kan verwerken. Het systeem zorgt er eveneens voor dat orders vliegensvlug verzonden kunnen worden. Dankzij het slimme systeem worden de gegevens van het order geïmporteerd op het verzendlabel. Op deze manier wordt het verzendlabel afgeprint van zodra je het order wil verzenden. Beeld je maar eens in dat je elk bij elk label de gegevens nog handmatig dient in te voeren.
Maak afspraken met verzendpartners
Als je pakketjes verzend, heb je uiteraard afspraken gemaakt met een verzendpartner en geef je een indicatie weer van het aantal op te halen pakketjes. De verzendpartner stelt zich hierop in maar tijdens een piekmomenten verzend je meer pakketjes dan gewoonlijk. Neem contact op met de verzendpartner en laat hen weten dat er meer pakketjes opgehaald moeten worden. Op deze manier kan de koerier meer plaats voorzien of meerdere keren langskomen per dag.
