Un entrepôt propre et organisé est la base d’un fonctionnement efficace. En tant qu’opérateur d’entrepôt, vous souhaitez travailler de manière efficace, de sorte à ne pas avoir à effectuer des tâches inutiles ni à chercher des outils parce que l’entrepôt est en désordre. D’après notre expérience, nous pouvons dire que beaucoup d’entrepôts ne sont pas aussi propres qu’ils devraient l’être. Pour optimiser l’entrepôt, vous pouvez utiliser la méthode 5S. 5S fait référence aux cinq mots japonais qui résument la méthode : seiri, seiton, seiso, seiketsu et shitsuke. Nous traduisons ces termes par : séparer, trier, nettoyer, standardiser et maintenir. La méthode se concentre sur l’amélioration des performances organisationnelles, en prenant l’entrepôt comme point de départ. En optimisant l’ordre et la propreté dans l’entrepôt, il y aura moins de gaspillage et vous jetterez les bases d’une meilleure productivité et sécurité.
Quand faut-il envisager l’application de 5S ?
Un entrepôt sale et en désordre crée un état d’esprit différent d’un environnement de travail propre et rangé. Le changement de comportement au sein d’une entreprise est extrêmement difficile à réaliser. Vous avez besoin de beaucoup de persuasion pour changer le comportement de quelqu’un. Mais quand est-il temps de changer ? S’il y a des signes que l’entrepôt ne fonctionne pas efficacement, il est temps de penser au changement. Quels sont ces signes ? Voici quelques exemples :
- Vous devez toujours chercher des outils
- Les poubelles débordent plus d’une fois
- Avant une visite client, vous cherchez rapidement un chiffon pour nettoyer l’entrepôt
- Vous ne pouvez pas circuler avec le chariot de prélèvement dans les allées de l’entrepôt car il y a des boîtes vides par terre
- Vous ne pouvez pas enregistrer les marchandises entrantes à un certain emplacement car vous pensez qu’il y a encore des produits à cet emplacement, mais en réalité, c’est juste une boîte vide
En d’autres termes, vous devez changer l’environnement. Changer l’environnement facilite le changement de comportement.
Comment appliquer 5S ?
S1 : Séparer
La question centrale à cette étape est : ce qui est utile et ce qui est inutile ? À cette étape, vous évaluez tous les matériaux et outils dans l’entrepôt. C’est le moment de vous débarrasser des matériaux inutiles. Il s’agit d’outils non essentiels, cassés ou dangereux, ou qui ne sont jamais utilisés. Nous posons cette condition : ne gardez pas des matériaux parce qu’ils pourraient être utilisés un jour. Ces matériaux créent uniquement du désordre dans votre entrepôt. Quels articles sont nécessaires dépend des tâches de l’entrepôt. Discutez toujours de cela avec l’équipe.
S2 : Trier
Une fois que vous avez décidé quels matériaux peuvent être éliminés, il est temps de tout organiser. À cette étape, il s’agit de ranger proprement les matériaux utilisés dans l’entrepôt. Attribuez à chaque matériel un emplacement désigné et étiquetez-le pour qu’il soit clair que cet endroit est réservé à un outil spécifique. Par exemple, rangez proprement les boîtes d’expédition. Sans étiquette, il est presque impossible de reconnaître les dimensions des boîtes.
Mais aussi les outils utilisés pour emballer les boîtes ou effectuer des tâches spécifiques, comme une règle pliante, peuvent avoir un emplacement fixe. Cela garantit que vous ne perdez pas de temps à chercher les bons outils et ainsi vous ne gaspillez pas de temps précieux. De plus, vous évitez les frustrations inutiles. Assurez-vous que les matériaux que vous utilisez au quotidien sont à portée de main. Ceux que vous utilisez moins fréquemment peuvent être rangés plus loin.
S3 : Nettoyer
Dans S1 et S2, vous vous êtes déjà débarrassé des matériaux excédentaires et vous avez organisé les matériaux utiles. Il est maintenant temps de procéder à un nettoyage en profondeur de l’entrepôt. Il est important de tout nettoyer efficacement, comme le sol, le matériel, les machines, les archives et les espaces de stockage.
S4 : Standardiser
Voilà, vous avez un entrepôt étincelant de propreté ! Mais il est crucial de ne pas laisser vos efforts des trois premières étapes tomber dans l’oubli. C’est pourquoi la création d’un planning de nettoyage est très utile. Dans ce planning, vous indiquez qui est responsable du nettoyage (d’une partie) de l’entrepôt et à quel moment. Vous devez aussi convenir avec tout le personnel de l’entrepôt de remettre chaque outil à sa place. Nous recommandons de terminer chaque journée de travail en nettoyant la table d’emballage. Ainsi, vous commencerez le jour suivant avec une table propre et vous ne perdrez pas de temps à chercher les bons outils.
Dans cette étape, les employés doivent abandonner leurs anciennes habitudes et travailler dans les nouvelles lignes directrices. Cela exige de la discipline, mais avec la bonne approche, vous pouvez changer les comportements !
S5 : Maintenir
Le changement de comportement a commencé. Cependant, vous devez vous assurer que la nouvelle méthode de travail efficace soit maintenue par les employés de l’entrepôt. La motivation est essentielle. Par exemple, vous pouvez motiver les employés en montrant l’augmentation mensuelle de la productivité. À cette étape, vous devez aussi vous assurer que les nouveaux outils sont étiquetés correctement. Cette dernière étape est un processus continu et ne sera jamais terminée.
5S nécessite du travail d’équipe !
L’application de la méthode 5S est une activité d’équipe car elle implique chaque employé. Si vous souhaitez introduire la méthode et donc changer la façon de travailler, vous devez immédiatement expliquer les avantages de cette méthode. Il est également essentiel d’expliquer pourquoi un changement est nécessaire. Il y a de nombreux exemples où des entreprises commencent des réorganisations avec enthousiasme, mais au fil du temps, les efforts s’essoufflent. Motivez toute l’équipe à mettre en œuvre cette méthode.
Faites le pas vers le fulfillment
Rencontrez-vous des problèmes dans l’entrepôt ? Mais suivre continuellement les processus devient une tâche trop chronophage ? Vous pouvez alors choisir d’externaliser la gestion de votre inventaire vers un centre de fulfillment. Un centre de fulfillment prend en charge tout le processus logistique. Cela vous permet de profiter de l’expertise des spécialistes en gestion des stocks et logistique. Vous pouvez ainsi dormir tranquille, car l’entrepôt d’un centre de fulfillment sera toujours impeccable. Vous êtes intéressé par l’externalisation de votre logistique ? Contactez Webship à hallo@webship.be ou consultez notre calculateur de coûts en ligne.
